Por: Héctor José Marroquín – Coordinador del programa AGEXPORT Coaching

Para cualquier empresa, sobre todo las que se inician en el apasionante mundo de las exportaciones, participar en una feria comercial es un sueño… una meta. Sin embargo, deberá tener un objetivo claro y bien definido. Antes de participar, es importante hacerse las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué estoy participando en esta feria en particular? Hay que tener clara la motivación para participar en una feria. Esta debe ir más allá de la motivación de contactar clientes. Es importante determinar cuántos clientes y qué tipo de negocios deseo generar como producto de mi participación en la feria. Estos eventos pueden servir para varios propósitos: lanzar un nuevo producto, apoyar la estrategia de mi empresa para construir una marca y canal de distribución, o ser un canal para construir nuevas relaciones y nutrir existentes. Todas se orientan a un mismo objetivo: posicionar mi empresa para generar ventas. Es importante recordar que estas raras veces sirven para cerrar negociaciones de contratos de exportación, son más bien un mecanismo para construir una relación con clientes potenciales en busca de negocios en un futuro.

2. ¿En qué modalidad voy a participar? Básicamente hay dos: como expositor o como visitante. Ambas requieren inversión en tiempo (¡para la planificación!) y en dinero, para poder financiar los gastos de viaje, de materiales y la renta del espacio.

3. ¿Cuál es mi público objetivo? Hay que definir qué tipo de clientes busco. Toda feria tiene definido el perfil de sus participantes, es importante conocerlo para tomar una decisión informada y establecer el tipo de presentación que haré a quienes me visiten en el stand. Esto facilitará mi script y presentación de ventas y definirá la forma en la que buscaré atraerlos y motivarlos para que visiten mi pabellón. También es clave conocer el mercado donde se realiza la feria.

4. ¿Me he preparado y tengo todo lo que necesito para participar? Debo conocer cuáles son las regulaciones y reglas para poder participar. Generalmente, esta información la obtengo en el manual de participante (expositor o visitante de negocios) para conocer qué tipo de materiales informativos (fichas técnicas de mis productos, por ejemplo) y artículos promocionales puedo dar a quienes visiten mi espacio de exposición. Considerar un plan de benchmarking también es vital.

5. ¿Cuánto espacio necesito? No todos los stands tienen la misma área. Hay que definir un diseño que sea atractivo y que refleje la imagen corporativa de mi empresa. Otros aspectos importantes a considerar para definir el espacio, van en función del tipo de producto que ofreceré y la cantidad de colaboradores que me acompañarán.

6. ¿Cómo seleccionar la mejor ubicación en la feria? Hay dos aspectos clave: quiénes serán mis vecinos en la exposición y cómo es el tráfico de los asistentes. Muchas veces es bueno estar rodeado de vecinos que generan grandes flujos de tráfico. Sin embargo, estar cerca de grandes exhibidores con montajes muy “activos”, si bien puede resultar positivo para fines de flujo de visitantes, también pueden resultar en distractores que impidan que yo, con mi pequeño stand, pueda tener conversaciones de venta fructíferas.

7. ¿Debo considerar patrocinar eventos durante mi participación en la feria? Participar en una feria también puede ser una oportunidad para patrocinar actividades puntuales como un cóctel de asistentes VIP o participar como ponente o conferencista, lo que me ofrecerá una audiencia para sutilmente educar sobre mi giro de negocios.

8. ¿Cómo voy a medir el impacto de mi participación? Letreros, logos en las entradas, pueden servir como fuente de información para medir mi impacto. Podemos determinar cuántos visitantes vieron la imagen de mi empresa y/o producto. Por ejemplo, si contraté un espacio publicitario en la entrada principal, puedo preguntar a los organizadores sobre los resultados finales.

9. ¿Estoy familiarizado con la ciudad sede/anfitriona? Cosas básicas como sistemas de transporte y más complejas como incluir en mi plan de participación distancias/tiempos desde y hacia el hotel y la sede del evento, son vitales.

10. ¿He respaldado mi asistencia y participación con una campaña en redes sociales? Mantener informada a mi clientela sobre mis planes de participación en ferias comerciales es importante. Esto debe hacerse previo, durante y posterior a la feria como tal. Las redes sociales resultan ser un canal de comunicación muy efectivo y de bajo costo para hacerlo. Es conveniente generar interés y expectativa previo a la feria.

11. ¿Tengo un plan postferia? Este punto es importantísimo. Participar en una feria implica inversión de tiempo y dinero, por lo cual es importante traducirla en contratos de venta posteriores. Se recomienda activar el plan de seguimiento la semana siguiente a que ha concluido la feria.

Descargue aquí la guía de cómo prepararse para participar en una feria comercial.

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